Todo mundo ocupado, telefone tocando
Na semana da folha e das guias, ninguém consegue largar o que está fazendo para atender. A ligação cai e o cliente liga de novo, mais irritado.
Secretária com IA para escritório de contabilidade
Nenhuma ligação sem resposta. Nenhum recado esquecido.
A Ramalia atende o telefone do seu escritório, passa a ligação para o ramal certo e acompanha cada recado até o cliente receber o retorno.
A demonstração é pelo WhatsApp, com quem criou a Ramalia.
Ligação para o escritório(27) 9 9999-0001 · Padaria Fictícia
00:00- Lia, secretáriaContabilidade Exemplo, boa tarde! Tudo bem, Seu Antônio?
- Seu AntônioTudo! Preciso falar com o fiscal sobre a guia do DAS.
- Transferindo para o ramal 201, Fiscal
- Ninguém atendeu em 20 segundos. A ligação volta para a Lia
- Lia, secretáriaO pessoal do fiscal está em atendimento agora. Vou deixar o recado com eles e retornam ainda hoje, combinado?
- Recado aberto para o Fiscal e enviado no WhatsApp do setor
- 14:41 · O Fiscal retornou e o recado fechou sozinho
Transfere e voltaSe o ramal não atende, a ligação volta para a secretária. O cliente não fica no vácuo.
Recado até o retornoCada recado fica aberto no painel até alguém retornar. Aí ele fecha sozinho.
Configura sem técnicoSetores, equipe e ramais numa tela simples. A implantação é feita junto com você.
O problema
O telefone do escritório não pode depender da sorte.
Quem tem escritório de contabilidade conhece esses momentos.
O cliente que ninguém retornou
Ele ligou, deixou recado, ligou de novo. Você só descobre quando ele reclama, ou quando ele já está procurando outro contador.
O recado que ficou no papel
Anotado às pressas, passado de mesa em mesa, esquecido no WhatsApp de alguém. E na semana em que a recepcionista sai de férias, piora.
Como funciona
Você continua atendendo do mesmo jeito.
A Ramalia só garante que nenhuma ligação fique sem dono.
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O seu número passa pela Ramalia
As ligações do escritório chegam primeiro nela. Ela atende com o nome do seu escritório e reconhece quem já é cliente pelo telefone.
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Ela entende e transfere
Pelo assunto, ela sabe se é com o fiscal, o pessoal ou o contábil, e passa para o ramal certo, ou para a pessoa que o cliente pediu pelo nome.
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Se ninguém atender, ela anota e acompanha
O recado vai para o setor e fica aberto no painel até alguém retornar. Quando o cliente recebe o retorno, o recado fecha sozinho.
Por dentro
Três coisas que a Ramalia faz e uma recepção comum não consegue.
Toda ligação registrada, com o desfecho
Cada ligação entra na lista com quem ligou, o assunto e o que aconteceu: transferida, recado anotado, interessado novo ou resolvida.
- Reconhece o cliente pelo telefone e chama do jeito que você cadastrou: “Seu Antônio”, “Dona Lúcia”
- Fora do horário, avisa que o escritório está fechado e anota o recado
- Quem liga pedindo orçamento vira interessado, pronto para o comercial
Lista de ligações, com dados de exemplo.
Transfere para o ramal e, se ninguém atende, volta
A secretária passa a ligação para o setor ou para a pessoa que o cliente pediu. Se o ramal não atende em 20 segundos, ela retoma a conversa, anota o recado e avisa o setor.
- O cliente não fica ouvindo música nem cai na caixa postal
- O histórico do recado mostra o ramal chamado e por que não atendeu
- O recado pode ir na hora para o WhatsApp de atendimento do setor
Detalhe do recado, com o histórico do que aconteceu na ligação.
O recado só some quando o cliente recebe o retorno
Aberto, enviado ao setor, em retorno, fechado. O quadro mostra em que pé está cada recado e há quanto tempo ele espera.
- Ligou de volta e o cliente atendeu? O recado fecha sozinho
- Respondeu pelo WhatsApp de atendimento? Fecha também
- Recado parado há mais de um dia aparece como atrasado para o dono
Quadro de recados, por situação.
O painel
Quem está esperando retorno, em uma tela só.
É a tela que o dono abre de manhã. Nada de perguntar de mesa em mesa quem já ligou de volta.
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Toque na imagem para ver em tamanho grande.
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Recados sem retornoQuem espera alguém ligar de volta e quantos já atrasaram.
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Retorno com um cliqueLiga da tela. Se o cliente atender, o recado fecha.
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Desfecho de cada ligaçãoResolvida, transferida, recado anotado ou interessado novo.
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Tempo até o retornoQuanto o cliente esperou, em média, nos últimos 30 dias.
E mais
O que vem junto.
Atende a qualquer horaNo horário, transfere. Fora dele, avisa que o escritório está fechado e anota o recado.
Vocabulário de contabilidadeDAS, folha, certidão, nota fiscal: ela sabe para qual setor cada assunto vai.
WhatsApp de atendimentoSe o escritório usa um sistema de atendimento no WhatsApp, o recado chega no setor por lá.
Equipe com acessoCada pessoa vê os recados, dá retorno e testa ligações. Só o dono muda a configuração.
CRM de vendas opcionalMódulo com funil de negócios, propostas e tarefas da equipe, para quem quer vender mais.
LGPD desde o inícioAviso de gravação, prazo de guarda do histórico e, a pedido do cliente, exportar ou apagar os dados dele.
Integrações
Conectada à rotina do escritório.
O recado pode chegar direto no WhatsApp de atendimento que vocês já usam, e os dados de ligações e recados ficam disponíveis para outros sistemas.
Usa um sistema de gestão, CRM ou atendimento próprio? Conte quais ferramentas o escritório utiliza. A gente avalia o que dá para conectar e combina escopo, prazo e valor antes de começar.
Integrações feitas sob medida, uma por vez, depois de avaliar o sistema do escritório.
No dia a dia
O que muda no seu escritório.
Sem a Ramalia
- Ligação perdida no horário de pico ou fora do expediente
- Recado em papel, no WhatsApp de alguém ou na memória
- Você não sabe quem está esperando retorno, nem há quanto tempo
- Cliente cobrando o que já pediu duas vezes
- Férias ou falta da recepção desorganizam o dia inteiro
Com a Ramalia
- Toda ligação é atendida, inclusive fora do horário
- Cada recado vai para o setor certo e fica registrado
- Um painel mostra o que está atrasado e há quanto tempo
- O recado só some quando o cliente recebe o retorno
- A equipe atende quem precisa dela, não o telefone
Planos
Um preço fixo por mês. Telefonia e IA incluídas.
Mensalidade fixa com minutos de ligação incluídos. A telefonia e a IA já estão no preço: você não contrata mais nada.
Essencial
Para escritórios menores, com poucas ligações por dia.
R$ 397/mês
300 minutos por mêsDá umas 150 ligações
- Secretária com o nome do seu escritório
- Transferência para os ramais
- Recados acompanhados até o retorno
- Painel e histórico de ligações
O mais escolhido para começar
Profissional
Para o escritório com vários setores e telefone movimentado.
R$ 697/mês
600 minutos por mêsDá umas 300 ligações
- Tudo do Essencial
- Recado no WhatsApp de atendimento do setor
- Interessados anotados para o comercial
- Equipe com acesso ao painel
Escritório
Para escritórios grandes ou com mais de um número.
R$ 1.197/mês
1.200 minutos por mêsDá umas 600 ligações
- Tudo do Profissional
- Mais minutos pelo mesmo atendimento
- Acompanhamento próximo na implantação
Minuto além do plano: R$ 1,10. Implantação: R$ 300, uma vez só, para configurar setores, ramais e o jeito de falar da secretária. Uma ligação de escritório costuma durar uns 2 minutos.
Dúvidas
Perguntas frequentes
Preciso trocar o número do escritório?
Não. Seus clientes continuam ligando para o mesmo número. O caminho de sempre é a portabilidade: o número vem para a telefonia da Ramalia e o escritório deixa de pagar a linha antiga. Foi assim que fizemos na Fraga Contabilidade. Quem prefere testar antes pode começar com um desvio de chamadas na operadora atual, que se liga e desliga na hora.
Preciso de alguém de tecnologia?
Não. Você mesmo configura a secretária, os setores, a equipe e os ramais numa tela simples. A implantação inicial é feita junto com você.
E se a IA não entender o que o cliente quer?
Ela pergunta de novo, com outras palavras. Se ainda assim não ficar claro, ela anota o recado com o que o cliente disse e manda para o setor mais provável. Nada se perde: o recado fica aberto até alguém retornar.
A ligação é gravada?
Você decide. Se for gravar, a secretária avisa no começo da ligação, como pede a LGPD. Você também escolhe por quantos meses o histórico fica guardado.
Meus dados ficam seguros?
Os dados de cada escritório ficam separados, e só a sua equipe tem acesso. As senhas dos serviços ligados ficam guardadas cifradas, e o acesso é bloqueado depois de várias senhas erradas. A pedido de um cliente seu, você exporta ou apaga tudo o que existe sobre ele.
Posso cancelar?
Sim. As condições de contrato e de cancelamento ficam claras antes de você assinar, na conversa de demonstração.
Quanto tempo leva para começar?
Depende de como está o telefone do seu escritório hoje. Na demonstração, a gente olha o seu caso e combina o prazo com você.
Feita por quem vive a rotina de um escritório de contabilidade. A Ramalia nasceu dentro da Fraga Contabilidade, no Espírito Santo, com mais de 50 anos de mercado, a partir de um problema que todo escritório conhece: o cliente que liga e não é retornado.
Veja a Ramalia atendendo o telefone do seu escritório.
Uma conversa rápida pelo WhatsApp: você conta como funciona o atendimento hoje e a gente mostra como ficaria.
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